Quantas vezes perdeu o seu recurso mais valioso – o tempo – à procura de papéis?

Quantas vezes perdeu o seu recurso mais valioso – o tempo – à procura de papéis?
– O papel que desbloqueia aquela situação.
– O papel que tem a última versão do orçamento enviado ao Cliente.
– O papel solicitado pela equipa de auditores.
– O papel que tem a informação que tanto precisa para uma tomada de decisão importante.
– O papel de elevado valor histórico e sentimental que conta a história da sua empresa.

O CAOS DOCUMENTAL que se pode gerar dentro de uma empresa tem repercussões nocivas a vários níveis (Negócio, Cliente e Colaborador) e serão raríssimas as empresas que poderão dizer que nunca vivenciaram esse cenário. Muitos associam este estado ao formato do documento – físico e digital, mas na verdade o caos documental é transversal ao papel e ao pdf.

Então vejamos, a empresa adotou ações que visam a digitalização de documentos físicos e a criação da documentação em formato digital, no entanto a dificuldade de acessibilidade e rastreabilidade do documento manter-se-á se não existir uma Gestão Documental adequada. Trocar o pó do armazém ou das prateleiras das pastas de arquivo pelo computador com “piscinas” de pdfs foi uma evolução, mas só isso não chega! Nos tempos de hoje as pessoas estão habituadas a aceder a informação com uma rapidez quase supersónica.

Partindo do pressuposto que o documento é a ferramenta com maior relevância dentro de qualquer organização, temos que mover esforços no sentido de tirar maior rentabilidade da dependência documental que se instalou. O documento deverá ter uma posição de serventia ao colaborador e não o contrário.
Se está a pensar em criar uma pasta com várias sub-pastas organizadas por tema, cliente, fornecedor, etc, que contêm inúmeros documentos – pense de novo!

É aqui que uma política de GESTÃO DOCUMENTAL pode fazer toda a diferença.
O documento tem particularidades, que ao serem trabalhadas e exploradas num âmbito de Gestão Documental, poderão mudar a vida de muitas empresas, e respetivos colaboradores, com:

• Acesso rápido
• Conteúdo pesquisável
• Controlo e gestão de versões
• Workflows de validação
• Alertas
• Ligação ao arquivo físic
• etc.

É essencial que assuma um novo papel no tratamento e gestão de informação da sua empresa, porque enquanto a sua empresa anda “aos papéis”, as outras podem estar a adotar um papel de relevância no mercado.